دليل التعاقد مع الجهات الحكومة | كل ما تحتاج معرفته لبدء مشروعك

بسم الله والحمد لله والصلاة والسلام على سيدنا محمد وعلى آله وصبحه وسلم، تعتبر أساليب التعاقد مع الجهات الحكومية من الأدوات الأساسية التي تساهم في تحسين فعالية تنفيذ المشاريع والخدمات العامة، حيث توفر هذه الأساليب، بدءاً من المنافسة العامة إلى الشراء المباشر وغيره من الأساليب إطاراً مرناً يضمن تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية. 

كما أنها تعزيز التنافسية وإتاحة الفرص للشركات المختلفة وخاصة الصغيرة والمتوسطة، وتساهم في توطين الصناعة ونقل المعرفة للشركات المحلية، وفي هذا المقال، نستعرض هذه الأساليب وأهميتها في تحقيق الجودة وكفاءة الانفاق في العمل الحكومي.

دليل التعاقد مع الجهات  الحكومة | كل ما تحتاج معرفته لبدء مشروعك

أساليب التعاقد مع الجهات الحكومية

1. أسلوب المنافسة العامة: 

أسلوب التعاقد عن طريق المنافسة العامة هو طريقة تتيح للجهات الحكومية طرح مشاريعها أو خدماتها لتلقي العروض من عدة شركات أو مقاولين، والهدف من هذه العملية هو ضمان الحصول على أفضل عرض من حيث الجودة والسعر من خلال فتح المجال لجميع المهتمين بالمشاركة، حيث يجب أن تطـــرح جميـــع الأعــــمال والمشتـريــــات الحكومية فـــي منـافســـــة عــامـــــــة عـــدا مـــا يســـتثنى منهـــا بموجـــب أحـــكام النظـــام.

يعمل هذا الأسلوب على تعزيز الشفافية والمساواة بين المتنافسين، حيث يمكن لأي جهة أو شركة مؤهلة تقديم عروضها عبر البوابة الإلكترونية. كما يوفر فرصة لتقييم مجموعة متنوعة من الحلول والأفكار، مما يساعد الجهة الطالبة في الاستفادة من الابتكارات والتقنيات الحديثة، وبذلك، يساهم هذا الأسلوب في تحسين جودة التنفيذ وزيادة الكفاءة في الإنفاق. 

2.  أسلوب المنافسة المحدودة:

أسلوب التعاقد عن طريق المنافسة المحدودة يُعد استثناءً من أسلوب التعاقد عبر المنافسة العامة، ويتبع هذا الأسلوب في الجهات الحكومية عند طرح مشاريعها أو خدماتها بطريقة تقتصر على عدد محدد من الشركات أو المقاولين الذين لا تتوفر الأعمال والمشتريات المطلوبة لدى غيرهم، يتم اختيار هذه الشركات بناءً على معايير محددة، مثل الخبرة أو القدرة الفنية، لضمان تقديم عروض ذات جودة عالية.

ضوابط التعاقد بأسلوب المنافسة المحدودة:

• يتم نشر إعلان في البوابة و الموقع الإلكتروني للجهة؛ للتأكد من عدم توافر مقاولين أو موردين آخرين في مجال األعمال والمشتريات المطلوبة، على ألا  تقل مدة الإعلان عن "عشرين" يوماً من تاريخ نشره.
• إذا تبين من الإعلان أو القوائم المشار إليها في الفقرة "3"من هذه المادة وجود أكثر من خمسة موردين أو مقاولين أو متعهدين، تطرح الأعمال والمشتريات في منافسة عامة.
•  تعـــد الجهـــة الحكوميـــة قائمـــة بالأعمال والمشـــتريات التـــي لا يتوافـــر لهـــا إلا عـــدد محـــدود مـــن المقاوليـــن والموردين والمتعهدين وقائمة بأسماء مقدمي الخدمة لتلك الأعمال والمشتريات، ويتم تحديثها بشكل سنوي، على أن يتاح للعموم الاطلاع عليها عبر البوابة.

الحالات التي تلجأ فيها الجهات الحكومية للتعاقد بأسلوب المنافسة المحدودة:

• إذا كانت الأعمال والمشتريات متاحة فقط لدى عدد محدود من المقاولين أو الموردين أو المتعهدين، يُستخدم أسلوب التعاقد الذي يقتصر على هؤلاء الأفراد أو الجهات، هذا يضمن تقديم عروض من مصادر قادرة على تلبية متطلبات المشروع بكفاءة وجودة عالية.
• إذا كانت قيمة الأعمال والمشتريات لا تتجاوز خمسمائة ألف ريال، يُدعى أكبر عدد ممكن من المتنافسين، شريطة ألا يقل عددهم عن خمسة وتُعطى الأولوية في تقديم الدعوات للمنشآت الصغيرة والمتوسطة المحلية لتعزيز فرصها في التعاقد.
• في الحالات العاجلة، يتم اللجوء إلى أساليب تعاقد خاصة لتلبية الاحتياجات الحكومية بسرعة. كما يمكن أيضا التعاقد مع مؤسسات أو جمعيات أهلية أو كيانات غير ربحية إذا كانت الأعمال والمشتريات متوافرة لديها وكانت قادرة على تنفيذ الأعمال بنفسها.
• في حالة الحاجة لخدمات استشارية يتم استخدام هذا الأسلوب ليلبي متطلبات التخصص والخبرة اللازمة لتنفيذ الأعمال والمشتريات، ويتم اختيار الاستشاريين بناءً على مؤهلاتهم وخبراتهم لضمان تقديم استشارات ذات جودة عالية تلبي احتياجات المشروع بفعالية.

3. أسلوب المنافسة على مرحلتين:

أسلوب التعاقد عبر المنافسة على مرحلتين يُعد أيضا استثناءً من التعاقد بالمنافسة العامة، ويتيح للجهة الحكومية طرح المنافسة على مرحلتين عندما يصعب تحديد المواصفات الفنية والشروط التعاقدية النهائية بدقة. هذا الأسلوب يُستخدم عادةً بسبب الطبيعة المعقدة والمتخصصة لبعض الأعمال والمشتريات الحكومية.

طريقة التنفيذ المرحلتين:

أولاً: المرحلة الأولى:

1. تحدد وثائق المنافسة احتياجات الجهة الحكومية والغرض من العقد، بالإضافة إلى الأداء المتوقع والمؤهلات المطلوبة لإنجاز الأعمال، فضلاً عن المعلومات العامة المتعلقة بالشروط والمواصفات والخصائص الفنية للأعمال أو المعدات والسلع المطلوبة.
2. يتم الإعلان عن المرحلة الأولى عبر البوابة الإلكترونية وفقاً لإجراءات الإعلان في المنافسة العامة.
3. تُقدم في المرحلة الأولى عروض أولية تشمل اقتراحات المتقدمين دون ذكر أسعار العروض.
4. يمكن للجهة الحكومية، بجانب ما ذُكر في الفقرة الثالثة، أن تطلب من المتنافسين تقديم أسعار استرشادية أو حدود سعرية للأعمال المطلوبة، دون إلزامهم بذلك. لا يلزم المتقدمون بتعديل عروضهم في المرحلة الثانية بناءً على هذه الأسعار الاسترشادية، أو يتم تقييم عروضهم بناءً على هذه الأسعار.
5. يجوز للجهة الحكومية مناقشة مقدمي العروض لتوضيح ما ورد في العروض والمواصفات المقترحة وإجراء التعديلات اللازمة لتكون المواصفات مقبولة وواقعية. تُنشر الاستفسارات والتوضيحات في البوابة الإلكترونية ليطلع عليها جميع مقدمي العروض.
6. تُعلن العروض التي اجتازت المرحلة الأولى عبر البوابة الإلكترونية.

ثانياً: المرحلة الثانية:

1. بعد انتهاء المرحلة الأولى، تقوم الجهة الحكومية بإعداد وتعديل المواصفات الفنية وتجهيز وثائق المنافسة ومعايير التقييم، استناداً إلى ما تم التوصل إليه خلال المرحلة الأولى.
2. ترسل الجهة الحكومية الدعوات إلى أصحاب العروض التي اجتازت المرحلة الأولى لتقديم عروضهم في المرحلة الثانية.

4. أسلوب الشراء المباشر:

أسلوب التعاقد المباشر هو طريقة تسمح للجهات الحكومية أو المؤسسات العامة بالشراء أو التعاقد دون الحاجة إلى إجراءات المنافسة العامة أو المحدودة ويتم اللجوء إلى هذا الأسلوب في حالات معينة لضمان السرعة والكفاءة في تنفيذ الأعمال أو الحصول على السلع والخدمات.

للجهة الحكومية التعاقد بأسلوب الشراء المباشر في الحالات التالية:

• تأمين مشتريات الأسلحة والمعدات العسكرية وقطع غيارها، وذلك من خلال الهيئة العامة للصناعات العسكرية.
• إذا كانت الأعمال والمشتريات متوافرة حصرياً لدى متعهد أو مقاول أو مورد واحد، ولا يوجد بديل مقبول، على أن يتم التعاقد وفقاً لما تحدده اللائحة.
• إذا كانت التكلفة التقديرية للأعمال والمشتريات لا تتجاوز مائة ألف ريال، تُعطى الأولوية في توجيه الدعوة للمنشآت الصغيرة والمتوسطة المحلية.
• إذا كان استخدام هذا الأسلوب ضرورياً لحماية مصالح الأمن الوطني ولا يمكن استخدام المنافسة العامة أو المحدودة، يجب على الجهة الحكومية إعداد تقرير بعد إبرام العقد يتضمن أسباب استخدام هذا الأسلوب وتزويد ديوان المراقبة العامة بنسخة منه.
• إذا كانت الأعمال والمشتريات متوافرة لدى مؤسسة أو جمعية أهلية واحدة أو كيان غير هادف للربح**، بشرط أن تتولى المؤسسة أو الجمعية القيام بما تم التعاقد عليه بنفسها.
• الحالات الطارئة.

دون الإخلال باختصاص الهيئة العامة للصناعات العسكرية بما ورد في الفقرة الأولى من هذه المادة، تحدد اللائحة الضوابط والإجراءات اللازمة لتنفيذ ما ورد في هذه المادة.

5. أسلوب الاتفاقية الإطارية: 

هي اتفاقية تُبرم بين جهة أو أكثر من الجهات الحكومية وأحد أو أكثر من الموردين أو المقاولين أو المتعهدين. تتضمن هذه الاتفاقية الشروط والأحكام التي سيتم على أساسها ترسية العقود خلال فترة زمنية محددة.

أيضا تُستخدم الاتفاقية الإطارية في الحالات التي يتعذر فيها تحديد كميات الأصناف أو حجم الأعمال أو الخدمات المتعاقد عليها، أو موعد تنفيذها بدقة. تسمح هذه الاتفاقية بتحديد الشروط والأحكام العامة للعقود التي ستُبرم لاحقاً، مما يتيح التعاقد على أساس الاتفاقية خلال فترة زمنية محددة وفقاً للاحتياجات الفعلية عند حدوثها.

للجهة الحكومية التعاقد من خلال اتفاقيات إطارية في الحالات التالية:

• عند الحاجة المتكررة للتعاقد للحصول على السلع أو الأعمال أو الخدمات، مما يسهم في تسهيل الإجراءات وتوفير الوقت.
• إذا كان من المتوقع وجود حاجة مستقبلية لشراء السلع والخدمات بسبب طبيعة هذه السلع والخدمات أو تكرار استخدامها.
• عند التعامل مع الحالات الطارئة التي تتطلب توفير السلع أو الخدمات بسرعة وفعالية.

يجب أن تتضمن الاتفاقية الإطارية العناصر التالية:

1. عدد الأطراف في الاتفاقية من مقدمي الخدمة.
2. مدة الاتفاقية، مع تحديد ما إذا كانت مفتوحة أو مغلقة.
3. كمية الأعمال والمشتريات المتوقع طلبها خلال فترة الاتفاقية.
4. الأسعار الفردية طوال مدة الاتفاقية، وآلية تخفيض هذه الأسعار إذا تم تقديم أو عرض أسعار مخفضة للغير بناءً على الكميات المطلوبة.
5. شروط الاتفاقية التي سيتم توقيعها بعد الترسية.
6. شروط إجراء المنافسة بين الموردين أو المقاولين أطراف الاتفاقية.
7. الجهات الحكومية التي يحق لها إصدار أوامر شراء بناءً على الاتفاقية.
8. آليات تسليم واستلام السلع، أو أداء الخدمات.
9. طريقة صرف المقابل المالي.
10. آلية إجراء التحديث في مواصفات الاتفاقية خلال مدة تنفيذها، دون التأثير على جوهر الاتفاقية.
11. القواعد المنظمة للعلاقة بين كافة أطراف الاتفاقية والإجراءات الواجب اتباعها عند حدوث أي خلاف بينهم.
12. الشروط العامة والخاصة ومواصفات الأعمال.

6. أسلوب  المزايدة العكسية الإلكترونية: 

هو أسلوب إلكتروني يتيح تقديم عروض مخفضة بشكل متتابع خلال فترة زمنية محددة، بهدف اختيار أقل العروض سعرا،  يهدف هذا الأسلوب إلى تحقيق أقل تكلفة ممكنة من خلال التنافس بين المتقدمين على تقديم أفضل الأسعار.

الاشتراطات الخاصة بأسلوب المزايدة العكسية الإلكترونية:

• تقتصر المزايدة على السلع الجاهزة المتوفرة في السوق، لضمان توافرها الفعلي وسهولة التسليم.
• ألا تتجاوز تكلفة المنافسة خمسة ملايين ريال، لضمان إدارة فعالة للميزانية وتقليل التكاليف الإدارية.
• إجراء المزايدة عبر البوابة الإلكترونية، لضمان سلامة الإجراءات والشفافية وتعزيز حرية التنافس بين المتقدمين.
• تتضمن إجراءات المزايدة العكسية المساواة والعدالة وتكافؤ الفرص بين المتنافسين، لضمان نزاهة العملية.
• طلع المتنافس على ترتيب سعره وأسعار بقية المتنافسين دون الكشف عن هوياتهم، مما يعزز من الشفافية ويشجع على تقديم عروض أفضل.
• تحديد وقت بداية ونهاية المزايدة ، مع إمكانية تمديد الجولات في حال تساوي أكثر من عرض أو إذا رأت الجهة أن الأسعار غير مناسبة.
• ألا يقل عدد المتنافسين في المزايدة عن ثلاثة، وتلغى المنافسة إذا انسحب عدد من المتنافسين ولم يتبقَ سوى اثنين أو أقل.
• تقديم ضمان ابتدائي وفقاً لما تنص عليه شروط المزايدة، عند تقديم العروض الأولية، لضمان جدية المتقدمين.
• فحص الجهة لعروض المتزايدين والتأكد من مطابقتها للشروط والمواصفات الفنية قبل دخولهم المزايدة، لضمان مطابقة العروض للمتطلبات.

7. أسلوب توطين الصناعة ونقل المعرفة:

أسلوب التعاقد من أجل توطين الصناعات يُستخدم بناءً على طلب من إحدى الجهات الحكومية، وبعد موافقة الوزارة، لتوطين الصناعة ونقل المعرفة،  حيث يتم التعاقد بمبادرة تلقائية من هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية، أو بناءً على طلب الجهة الحكومية المعنية.

تعاقد الهيئة على توطين الصناعة ونقل المعرفة يتم وفقاً للضوابط التالية:

1-  يجب أن لا يترتب على توطين الصناعة أو نقل المعرفة أي احتكار لتلك الصناعة أو المعرفة.

2- يجب أن تأخذ الاتفاقيات بعين الاعتبار التغيرات والتطورات في التقنية والصناعة والمعرفة عند إبرامها.

3- أن تقوم الهيئة  بالتالي:

• التنسيق مع مركز تحقيق كفاءة الإنفاق والجهات ذات العلاقة لإعداد دراسة جدوى للصناعة المستهدفة أو المعرفة المراد نقلها، تتضمن أسلوب التعاقد الأمثل، والفرص المتوقعة، وأثر التوطين على التنمية الاقتصادية.
• رفع دراسة الجدوى إلى الوزارة للحصول على الموافقة عليها، تمهيداً لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
• التنسيق مع مركز تحقيق كفاءة الإنفاق والجهات ذات العلاقة بعد الحصول على موافقة الوزارة، لإعداد وثائق الشروط والمواصفات ونماذج العقود، تمهيداً للتعاقد.
• تضمين الاتفاقية مع المتعاقد تحديد نسب شراء الجهات الحكومية من منتجات الصناعة أو المعرفة، على أن يتم تحديد هذه النسب بالتنسيق مع الجهات المستفيدة.

8. أسلوب المسابقة:

أسلوب التعاقد بالمسابقة يُتيح للجهة الحكومية التعاقد على أفضل فكرة أو تصميم، أو أي حقوق ملكية فكرية أخرى، من خلال تنظيم مسابقة لهذا الغرض، حيث يعتمد هذا الأسلوب على تحفيز الابتكار والإبداع، ويتم اختيار الفائز بناءً على تقديمه لأفضل حل أو تصميم يتوافق مع متطلبات الجهة الحكومية.

ضوابط استخدام هذا الأسلوب للتعاقد:

1- يعلن عن المسابقة  بنشر إعلان في البوابة والموقع الإلكتروني للجهة الحكومية، ويجب أن يتضمن الإعلان على الأقل المعلومات التالية:

• المواصفات العامة للأعمال.
• عدد الفائزين والمكافآت التي ستمنح لهم، على أن لا يتجاوز عدد الفائزين ثلاثة.
•  معايير المفاضلة بين العروض المقدمة.
•  موعد ومكان تقديم العروض، بالإضافة إلى آليات التواصل والاستفسارات.

2- تتولى لجنة فحص العروض المقدمة واختيار العروض الفائزة وترتيبها وفقاً للمعايير المحددة، ويحق للجنة مقابلة مقدمي العروض لمناقشة تفاصيل عروضهم.

3- يُستثنى أسلوب المسابقة من تقديم الضمانات وما يرتبط بها من أحكام.

4- تكون الملكية الفكرية لمحتويات العروض الفائزة ملكاً للجهة الحكومية.

في الختام، نجد أن هذه الأساليب المتنوعة في التعاقد مع الجهات الحكومية، تعتبر بمثابة حلول مرنة وفعالة لتلبية احتياجات المشاريع والأعمال، كما أنها تعزز الشفافية وتحفز المنافسة العادلة، وتوطين الصناعة ودعم المشاريع الصغيرة والمتوسطة.

كما أنها تضمن للجهات الحكومية تحقيق الأهداف المرجوة من تلك المشاريع والأعمال مع تحقيق أكبر قدر من الفعالية و كفاءة الإنفاق من خلال اختيار الأسلوب المناسب لكل مشروع أو عمل، ما يعزز الابتكار والتطوير في القطاعين العام والخاص.